Portal de Documentos
É possível disponibilizar um portal único de documentos, segmentado por área e com hierarquia de acesso. Por exemplo, a equipa da área financeira pode ter acesso a todos os arquivos de trabalho unificados, seja através do PC, tablet ou telemóvel independentemente da localização do colaborador. Já a área de compras, pode ter acesso somente aos arquivos pertinentes à sua área. Assim em qualquer alteração toda equipa é notificada e trabalha com a última versão do documento.
Infraestrutura na nuvem
A plataforma Office 365 é totalmente baseada na nuvem, ou seja, a empresa não terá que se preocupar com adquirir e manter servidores, custo com energia elétrica nem depreciação de hardware. A escalabilidade também é outra vantagem, podendo a empresa crescer no número de utilizadores sem preocupação de upgrade de hardware.
Mobilidade
A localização do colaborador bem como o dispositivo que está a utilizar deixa de ser um problema. Desta forma, se a empresa opta ou não pelo home office, em fornecer equipamento ou não, para a plataforma é transparente e tudo continua a funcionar normalmente.
Segurança
A plataforma Office 365 possibilita níveis de segurança como autenticação em 2 fatores, reciclagem para recuperação de arquivos, criptografia de dados, alertas de segurança entre outras ferramentas para que independente do local físico do colaborador, a empresa possa garantir a segurança e privacidade dos dados.
Atualizações
Automaticamente, todas as atualizações tanto de versão das aplicações como patches de segurança são aplicadas pela plataforma, em todos os utilizadores. Aquela necessidade da equipa de Tecnologia de Informação em atualizar a versão do SharePoint, ou a empresa adquirir novas versões do produto deixam de ser necessárias.
AGILE UPDATES
A Microsoft incorpora novos recursos mensalmente! Essa é uma abordagem perfeita porque não precisamos esperar de 2 a 3 anos para novos tipos de sites ou web parts.
Compliance
Basta aceder ao painel de administração para ter acesso ao GPDR (Lei Geral sobre a Proteção de Dados) pois a plataforma já cumpre com as diretivas para proteção de dados sensíveis.
Melhoria de processos corporativos
Aumenta a produtividade automatizando processos internos como notificações, aprovações, listas e bibliotecas de arquivos personalizados.
Flexibilidade
Construir novas páginas agora é muito mais confortável e flexível. Você pode criar uma página rica com todas as informações necessárias em menos de um minuto. Você pode alterar o layout, mover webparts entre zonas ou modificar configurações em segundos!
UI/UX
A interface de utilizador (UI) do SharePoint pronta para uso pode ser funcional, e ser bastante moderna, mas isso não parece ser suficiente para algumas empresas que desejam criar uma melhor experiência de utilização. Projetar uma interface do usuário para o utilizador comum não é difícil, mas requer compreensão e atenção aos detalhes.
Além de tornar a interface do utilizador boa de se ver, a ênfase deve ser no aumento da usabilidade. Existem vários elementos da prática recomendada da interface do usuário do SharePoint que seguimos para melhorar a experiência do usuário (UX) e, assim, aumentar a eficiência dos negócios.