Joiner-Mover-Leaver é um processo chave de RH na maioria das organizações. É o processo de RH para lidar com os funcionários quando são recrutados, quando mudam de posição dentro da empresa e, por último, mas não menos importante, quando os funcionários saem da organização e suas contas de utilizador são encerradas, essencialmente o ciclo de vida de um funcionário.
Desafios nos Processos JML
As organizações que não automatizaram os processos de Joiners-Mover-Leaver sofrem com uma abundância de trabalho manual, incluindo formulários em papel e constante correspondência por e-mail. As pessoas também esquecem que, em muitos casos, o trabalho manual aumenta o fator de erro humano e, portanto, reduz significativamente o nível de segurança.
Automatizar o Processo JML
Se o processo JML for automatizado, terá uma oportunidade para reduzir o erro humano e também os custos, já que grande parte do trabalho será feito automaticamente. Um dos casos em que pode existir redução de custos é no licenciamento de aplicações quando um utilizador abandona da empresa. Ao ser automatizado, o processo notifica automaticamente os responsáveis do licenciamento para procederem ou agendarem ao cancelamento da(s) licença(s).
A nossa solução
Foi-nos proposto por um cliente a criação de uma aplicação para ajudar na automatização. A opção recaiu para o SharePoint Online e a Power Platform.
O SharePoint serviu como repositório de informação, o Power Automate para envio de notificações e aprovações, e as Power Apps para a parte funcional.
Exemplo de Joiner
O processo joiner consiste na introdução da informação por parte da Agência responsável pelo recrutamento, com carregamento da proposta apresentada.
Passando de seguida por preenchimento da informação relevante e aprovação dos Recusos Humanos, onde é gerado automaticamente o contrato com base em toda a informação adicionada, e enviado por email para os Recursos Humanos em formado Word. Podendo passar pela gestão de frota, caso seja nessário viatura de serviço.
E por fim a seleção das licenças a atribuir a cada utilizador, em que cada responsável de cada aplicação é notificado via email com a informação de um novo utilizador.
O Processo de aprovação com Power Automate
Para cada solicitação é enviada um email para aprovação ao responsável do processo.
A aprovação é emitida por meio de um fluxo de trabalho do Power Automate e permitirá que o aprovador aceda ao item antes de tomar uma decisão.
Próximos passos
Espero que tenha achado este artigo útil, se estiver interessado em obter ajuda com o Power Apps, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco com qualquer dúvida usando nosso formulário de contato.
Autor
Arsénio Ferraz
