Agora que estamos no começo de um novo ano é uma ótima altura para se pensar em metas para a intranet.
Nos tempos atuais é extremamente importante termos os nossos funcionários ligados e informados sobre o que passa na empresa. A intranet de uma empresa não é só um veículos de comunicação, mas também uma forma de aumentar a eficiência dos funcionários.
Existem algumas perguntas que se devem colocar antes de começar uma intranet ou até mesmo proceder a uma remodelação.
- Qual o objetivo de ter uma intranet?
- Qual o software de intranet a escolher?
- Que soluções deverá incluir?
- Que nome e design escolher?
Um portal de intranet é o gateway que unifica o acesso a informações e aplicações corporativos numa intranet. É uma ferramenta que ajuda a empresa a gerir seus dados, aplicações e informações com mais facilidade por meio de visualizações personalizadas.
Uma intranet existe para:
- Comunicar e compartilhar informações
- A equipa permanece conectada e envolvida, mesmo quando trabalhando remotamente.
- Os funcionários podem colaborar entre departamentos com mais facilidade.
O principal motivo pelo qual os funcionários não se envolvem com as plataformas de intranet da empresa é que por norma não são atualizados com regularidade, desajeitados e pouco estimulantes. Mas não tem que ser assim. No passado, as empresas dependiam do departamento de TI para configurar e manter seus portais de intranet. Felizmente, hoje existem soluções muito mais modernas e fáceis de usar.
Com o Office 365, o SharePoint Online oferece tecnologias de segurança melhoradas, é fácil de gerir e pode ser acedido a partir de praticamente qualquer lugar.
Um dos benefícios mais significativos de uma intranet em SharePoint é a possibilidade da integração com outras ferramentas do Microsoft Office. A utilização do SharePoint como intranet ou plataforma colaborativa nos negócios é uma opção cada vez mais popular. Graças às suas múltiplas funcionalidades e cenários possíveis, a plataforma SharePoint da intranet é ideal para todos os tipos de empresas.
Cada intranet possui ingredientes que a tornam um canal valioso. Esses elementos essenciais provavelmente incluem notícias, comunidades, um diretório de funcionários, um mecanismo de busca e um meio para comunicações de liderança.
Além disso, a intranet deve incluir áreas-chave de conteúdo que permitam aos funcionários realizar suas tarefas diárias e encontrar informações essenciais da empresa. Essas áreas de conteúdo são críticas para o sucesso da intranet e têm uma série de benefícios.
#1 Políticas da empresa, documentos oficiais e formulários
Criar uma área na intranet da sua empresa que tenha as versões mais atualizadas de todos os formulários, políticas e documentos oficiais de sua empresa não só economiza o tempo dos funcionários, mas também elimina o risco de usar a versão errada.
#2 Ativos digitais e da marca
A importância de cumprir as diretrizes da marca organizacional nas comunicações corporativas pode variar dependendo onde você trabalha, mas a maioria das empresas deseja ter consistência na aparência das suas comunicações.
#3 Informações sobre diferentes locais
Algumas organizações tem mais que um local e ter informações importantes sobre cada um é muito útil. O conteúdo não deve ser direcionado apenas aos funcionários baseados naquele local, mas também àqueles que estão viajando para lá. É provável que este seja um dos conteúdos mais visitados na intranet dos seus funcionários!
O conteúdo típico da intranet de localização inclui:
- Como chegar lá
- Informações sobre instalações e segurança
- Menu de restaurante para funcionários
- Código de wi-fi
#4 Perfis bem preenchidos
Conectar indivíduos dentro de uma organização é fundamental para um trabalho bem-sucedido. Quando os seus funcionários estão espalhados por vários escritórios ou locais, na estrada ou trabalhando remotamente, isso se torna um grande desafio. Além do mais, os indivíduos muitas vezes não sabem necessariamente quem estão a procurar.
#5 Pesquisa corporativa integrada
A pesquisa ineficaz é uma das maiores críticas que os utilizadores fazem a qualquer intranet que funcione mal. Por um lado, os utilizadores experimentam a frustração de pesquisas que não trazem nada; de outro, buscas que trazem tanto que encontrar o resultado certo é uma tarefa impossível.
#6 Páginas iniciais envolventes e dinâmicas
Hoje em dia, qualquer funcionário usa a tecnologia regularmente, tanto a nível pessoal como profissional. Como tal, eles têm certas experiências e expectativas quando se trata de tecnologia; isso também se aplica a suas experiências da intranet.
Conteúdo dinâmico, envolvente e em constante mudança é um exemplo importante; e isso começa com as páginas iniciais da intranet. Fazer com que as pessoas vejam à sua intranet regularmente pode ser um esforço por si só, mas se, depois de aceder, elas virem as mesmas páginas, mensagens e imagens que viram na semana passada e no mês passado, elas vão parar de voltar.
Dar um nome à sua intranet pode ser uma parte divertida da jornada de design e lançamento, então divirta-se! É uma maneira divertida de envolver os funcionários no processo que não exige uma tonelada do seu tempo e permite que obtenha uma visão mais ampla da cultura atual dos funcionários. No final, poderá ter criado uma identidade para a sua intranet que tem o potencial de conectar funcionários em torno de objetivos e valores compartilhados.